این نکات را یا نخوانید یا با دقت و تا انتها مطالعه کنید.
۱. اسناد اصلی یک مجموعه را از ابتدا تدوین کرده، به آن پایبند بوده و همواره آن را بررسی و در صورت نیاز به روز کنید. این اسناد عبارتند از:
چشم انداز (دورنما)، ماموریت (اهداف میان مدت و کوتاه مدت)، راهکار ها (کارهایی که باید انجام شود)
منابع انسانی و نوع ارتباط ها با مجموعه (کارمندی، پروژه ای، شراکت و ترکیبی)
منابع اطلاعاتی و دانش
منابع مالی
گردش کاری، اطلاعاتی و مالی را به دقت تدوین کرده و به آن پایبند باشید.
۲. افراد باید همه مراتب سازمانی خود را در یک مجموعه طی کنند. این مراتب عبارتند از:
کارمندی در سطح پایین (انجام شرح وظایف در ازای حقوق مشخص)
کارمندی در سطح بالا (برنامه ریزی و تهیه شرح وظایف و انجام آن در ازای حقوق مشخص)
انجام کارهای پروژه ای (برنامه ریزی و انجام پروژه در ازای دستمزد مشخص، درصد از پروژه یا ترکیبی)
شراکت محدود (شراکت در انجام و سود برای سرفصل کاری خاص)
شراکت کلی (این مورد خیلی حساس و مهم است. مانند ازدواج که باید پیش از آن خیلی دقت کرد. در خلال آن خیلی دقت کرد. برخی موارد را چشم پوشی کرده و گاهی کوتاه نیامد!)
۳. امور اداری زیر را جدی بگیرید:
ساعت ورود و خروج داشته و آن را رعایت کنید.
با هر فرد برای انجام هر کار قرارداد بنویسید و برای هر قرارداد ضمانت بخواهید.
ورود و خروج افراد، گزارش کار روزانه و شرح فعالیت های انجام شده را از همه افراد خواسته و ثبت کنید.
حساب و کتاب همه افراد را در زمان های لازم (هر ماه) انجام داده و ارائه دهید.
۴. امور مالی زیر را جدی بگیرید:
به سیستم مریض پول تزریق نکنید.
همه موارد مالی ریز و درشت مانند پرداخت ها، دریافت ها و برداشت های شخصی را ثبت کنید.
اعطای مساعده به افراد برنامه ریزی شخصی مالی آنان را ضعیف کرده و آنان را وابسته می کند.
دیر شدن پرداخت دستمزد افراد انگیزه و حرف شنوی آنان را به شدت از بین می برد.
اگر سیستم حسابداری بسیار خوبی ندارید، لا اقل یک خوبش را داشته باشید. می توانید برای ساده کردن کار،همه امور مالی حتی پرداخت های اندک و ناچیز را صرفا از طریق بانک انجام دهید.
حساب باز را ببندید حتی اگر ۱ ریال باشد!
خوش حساب باشید تا شریک مال مردم شوید.
دریافت ها را در زودترین وقت ممکن و پرداخت ها را در دیر ترین وقت ممکن (تا جایی که خوش حساب بمانید!) انجام دهید.
۵. جلسه بروید! جلسه بگذارید.
جلسات منظم و ثابت داشته باشید.
موضوع جلسات مشخص بوده و افراد آن مرتبط باشند.
موضوعات کاری، پروژه ای و شراکت را حتما در جلسات مجزا برگزار کنید.
۶. توسعه باید آهسته و پایدار صورت گیرد. بلندپروازی خوب است اما افتادن بد تر است.
برای توسعه برنامه داشته باشید. برنامه را موشکافی کرده و همواره آن را به روز کنید. زیاد محتاط نباشید اما بی گدار به آب نزنید.
در یک سازمان بهتر است هم پلیس خوب داشته باشید و هم پلیس بد! حتی اگر هر دو نقش را خودتان بازی کنید.
بهتر است یک مجموعه هم اسب تیزرو داشته باشد که بی محابا، نترس و به دنبال پیشرفت است و هم ساربان محتاطی که افسار را در دست دارد.
۷. دیکتاتوری خوب است! بروکراسی هم خوب است! نظم لازم است.
همه چیز را کنترل کنید و کوتاه نیایید.
همه چیز را ثبت کنید و نگاه دارید.
منظم باشید و از همه بخواهید منظم باشند.
هر روز میز کارتان را مرتب کنید.
۸. در یک سیستم نباید هیچ چیز قائم به فرد باشد.
سعی کنید برای هر کار یک روال ایجاد کرده و برای هر یک مسوولی تعیین کنید. حتی اگر مسوول آن خودتان باشید.
۹. کار از رفاقت جداست اما توسعه روابط انسانی در سایه کار اتفاق می افتد. بنا بر این کار از رفاقت جدا نیست!
رفاقت مهم تر از کار است. کاری که به رفاقت خدشه وارد کند فایده ندارد و رفاقتی که کار را مشکل دار کند به درد نمی خورد.
۱۰. فکر کنید و خلاق باشید!
برای شروع این نکته را خود بنویسید!
۱۱. از روزمرگی و روزمردگی به شدت پرهیز کنید.
کارهای عقب مانده، طلب های عقب مانده، بدهی های عقب مانده، کار زیاد، بنیه مالی ضعیف و مواردی از این دست به روز مرگی و روزمردگی به شدت دامن می زنند.
۱۲. اعتماد به افراد خوب، ضروری و لازم است.
اما باید همه چیز بر پایه روال های اداری منظم باشد. موارد مالی، کاری و اداری از این قاعده مستثنی نیستند. این گونه دور نمی زنید و دور نمی خورید و نامرد و دزد تولید نمی کنید.
۱۳. کار امروز را به فردا میفکنید. کار امروز را به فردا بیفکنید.
کارهای جاری را بر اساس اولویت، اهمیت، فوریت و زمان لازم درجه بندی و برنامه ریزی کرده و بنویسید.
اهمیت و فوریت با هم فرق دارند. برخی کارها مهم نیستند اما فوری اند.
برنامه ریزی برای انجام کارها نباید فقط بر اساس اولویت، اهمیت، فوریت یا زمان لازم باشد.
گاهی باید انبوهی کارهای غیر مهم و غیر فوری را اول انجام داد. گاهی باید انبوه آن ها را برای بعد گذاشت.
کارهای با اولویت را باید اول انجام داد. می توان با انجام کارهای فوری کوچک از حجم کارها کاست. کارهای مهم را باید درجه بندی کرد.
۸۰ درصد کارها فقط ۲۰ درآمد شما را ایجاد می کنند و ۲۰ درصد کارها ۸۰ درصد رد آمد را. سعی کنید کفه ترازو را به سمت مناسب سوق دهید، اما هر دو کفه لازمند.
کار زیاد خوب است اما حمالی به درد نمی خورد. زیاد کار کنید ولی مفید باشید.
۱۴. منت سر کار نگذارید. نگذارید کار سر شما منت بگذارد.
کار خود را به موقع و درست انجام دهید. سعی کنید هر کار را به بهترین نحو انجام داده و همواره فکر کنید چگونه می توان آن را بهتر کرد. نگذارید بر سرتان منتی باشد.
خود را ارزان نفروشید. برای کار خوب، پول خوب بگیرید. منت نگذارید که این کار را به بهای ارزانی انجام داده اید یا ارزش آن بیش از دریافتی شماست.
دلسوزی خوب است اما حد و اندازه دارد. تنبل تولید نکنید. افراد دلسوز هم خوبند، اما دلسوزی و کمک بی شائبه آنان سبب می شود که شما و دیگران ایرادهای خود را فراموش کنید تا جایی که این افراد دلسوز مجبور شوند برای آن که شما و دیگران را آدم کنند کارتان را لنگ بگذارند یا حتی چوب لای چرخ تان قرار دهند.
۱۵. سیر، سرگرم و به روز باشید!
هر قدر هم که کار دارید، وقتی را برای مطالعه، روزنامه خوانی، سرگرمی یا ورزش اختصاص دهید.
روی فن آوری های نوین و مواردی که می تواند سبب پیشرفت کار یا دانش شما شود تمرکز کنید.
اجازه ندهید این مسایل وقت شما را بیش از آن چه باید بگیرند.
وقت معینی را برای صرف غذا اختصاص داده و به آن پایبند باشید.
۱۶. قول ندهید یا سر قولتان بمانید.
اگر مشغله کاری زیادی دارید. سعی کنید کارهای جدید را نپذیرید و نگران از دست رفتن مشتری نباشید. بد قولی به مشتری بد تر است.
در هنگام مشغله زیاد سعی کنید قول ندهید اما اگر قول می دهید حتما سر قول تان بمانید. برای نمونه به راحتی می توان به فردی که در زمان نامناسب تماس تلفنی گرفته است گفت که بعدا تماس بگیرد، اما گفتن جمله با شما تماس می گیرم و فراموش کردن آن بد ترین کار است.
این که مردم فکر کنند شما خوش قولید حتی مهم تر از خوش قول بودن شماست!
۱۷. منابع انسانی و اطلاعاتی یک مجموعه از منابع مالی مهم ترند.
رفتن یک فرد از یک مجموعه حتی اگر به جا بوده یا جایگزین بهتری داشته باشد یک فقدان بزرگ برای آن مجموعه است.
هر قدر مدت همکاری آن فرد با مجموعه بیش تر بوده یا رتبه سازمانی وی بالاتر باشد این فقدان بزرگ تر است.
جلوی از دست دادن افراد را بگیرید به هر قیمتی به جز خدشه دار شدن روابط انسانی و دوستانه.
دانش یک سازمان بیش از آن که روی کاغذ یا در سامانه های دیجیتال باشد در مغز افراد است.
باید سعی کرد که این دانش را به بیرون منتقل کرد. نه برای نگرانی از فقدان افراد! بلکه برای مستند سازی و انتقال به دیگران.
۱۸. نقاط قوت شما به آسانی ممکن است پاشنه آشیل شما شوند و بالعکس!
مواردی که فکر می کنید نقطه قوت شما هستند به آسانی نتیجه عکس داده و می تواند بدل به نقطه ضعف شما و سبب شکست تان گردد.
با هوشمندی می توانید نه تنها نقاط قوت تان را به عنوان مزیت حفظ کنید، بلکه می توانید نقاط ضعف تان را بدل به برتری نسبی کرده و از آن ها هم بهره بجویید.
۱۹. هزینه کنید. هزینه نکنید.
هر هزینه ای در یک مجموعه برای یک موضوع خاص باید سود خود را داشته و حداقل آن موضوع خاص را به نقطه سر به سری برساند.
می توان از سود یک موضوع خاص برای خود آن موضوع هزینه کرد تا بال و پر بیش تری بگیرد.
برای لذت یا اصولی بودن بیش از حد یک سیستم هزینه زیادی نپردازید.
هزینه نکردن شما را خسیس می کند. هزینه کردن زیاد، شل کردن سر کیسه و سخاوت بیش از حد کم کم چاله هایی بزرگ پیش روی تان ایجاد می کند که ناگهان متوجه آن می شوید.
۲۰. از این طرف یا آن طرف پشت بام نیفتید.
همواره اعتدال را رعایت کرده و از افراط و تفریط به شدت بپرهیزید.
همواره مراقب باشید که نه آن قدر آویزان شوید که با صورت از پشت بام به زمین بخورید و نه از بیم افتادن آن قدر عقب عقب بروید که با پشت سر و از آن طرف بام زمین بخورید.
نکته آخر. خدا را فراموش نکنید.
خدا بهترین یار شماست. از او غافل نشوید. در هر مورد کوچک یا مشکل بزرگ به یاری تان شتافته و ظرفیتش نامحدود است.
اخلاقیات و اصول انسانی را همواره رعایت کنید. گرگ بازار نباشید. آدم باشید، صاف و صادق!
Leave A Comment